Instrucciones para cumplimentar el cuestionario

1. Constituir un equipo multidisciplinar

El sistema de utilización de medicamentos en los Servicios de Urgencias es complejo, dinámico y multidisciplinar. Por ello, su evaluación a través de este cuestionario debe ser realizada por un equipo multidisciplinar que, como mínimo, debe estar integrado por los siguientes profesionales:

• Jefe del Servicio de Urgencias.
• Un médico del Servicio de Urgencias.
• Dos farmacéuticos (un farmacéutico clínico y otro del área de dispensación).
• Supervisor del Servicio de Urgencias.
• Una enfermera del Servicio de Urgencias.
• Un representante del Comité de Gestión de Riesgos o del Grupo de Trabajo para la Prevención de Errores de Medicación del hospital.
• Un representante de la Dirección de Enfermería.
• Un representante de la Dirección Médica.

Si el centro hospitalario dispone de varios Servicios de Urgencias, se recomienda optar por realizar una única evaluación siempre que se trabaje de forma conjunta y se utilicen recursos tecnológicos similares y procedimientos análogos. De esta manera, se podrá trabajar también conjuntamente en la implementación de las medidas de mejora, objetivo fundamental de la evaluación.

En los centros hospitalarios donde los Servicios de Urgencias tengan un funcionamiento autónomo o con diferencias en la implantación de tecnología y procedimientos puede ser más apropiado realizar una evaluación diferente en cada servicio.

El equipo debe disponer de tiempo suficiente para completar el cuestionario de autoevaluación con rigor y franqueza. Se sugiere que se realicen dos o tres sesiones de una o dos horas para completarlo.

2. Leer previamente y revisar el cuestionario

Descargar el pdf del cuestionario y efectuar copias para los miembros del equipo multidisciplinar. El copyright © del cuestionario permite hacer copias para uso interno, pero en ningún caso se debe difundir, alterarlo o modificar el contenido del documento para uso público o con fines comerciales, excepto si se obtiene permiso por escrito del ISMP-España.

Cada miembro del equipo deberá leer y revisar el documento completo antes de la primera reunión de trabajo. Esta lectura previa tiene como objetivo que todos los miembros del equipo conozcan el cuestionario y hayan analizado las diferentes prácticas de seguridad antes de comenzar su cumplimentación, para así agilizar la evaluación.

3. Completar el apartado de información demográfica

Antes de comenzar el cuestionario, se nombrará un coordinador del equipo que deberá cumplimentar el apartado de información demográfica del hospital. Es un apartado de cumplimentación obligatoria cuando se registra el cuestionario on-line (ver apartado 5). Esta información le permitirá posteriormente comparar sus resultados con la información agregada de otros hospitales de características similares.

4. Reunir al equipo y cumplimentar el cuestionario

El equipo discutirá cada uno de los ítems de autoevaluación y valorará su grado de implantación en el Servicio de Urgencias. Para algunos puntos, si es necesario, se consultará con otros profesionales sanitarios (unidades de pruebas diagnósticas, servicios de urgencias extrahospitalarios, unidades de hospitalización, etc.).

Cuando se llegue a un consenso sobre el grado de implantación de cada ítem de evaluación, se seleccionará la opción del baremo elegida. Las posibles respuestas son:

A.  No se ha realizado ninguna iniciativa para implantar este ítem.
B.  Este ítem se ha debatido para su posible implantación, pero no se ha implantado.
C.  Este ítem se ha implantado parcialmente en algunas o todas las áreas, pacientes, medicamentos o profesionales.
D.  Este ítem se ha implantado completamente en algunas áreas, pacientes, medicamentos o profesionales.
E.  Este ítem se ha implantado completamente en todas las áreas, pacientes, medicamentos o profesionales.

Para los ítems de autoevaluación con varios componentes, solo se podrá elegir la respuesta E (implantación completa) si están completamente implantados todos los componentes en todas las áreas, pacientes, medicamentos o profesionales del Servicio de Urgencias o del hospital. Si se ha implantado solo alguno de los componentes, en algunas o todas las áreas, la respuesta seleccionada debe ser C o D.

Para los ítems de autoevaluación con dos opciones distintas, separadas por la letra “o” e indicadas como “a” y “b”, se debe contestar sólo la opción que más se ajuste a los procedimientos del Servicio de Urgencias.

La respuesta “no aplicable”, disponible solo para algunos ítems del cuestionario, se debe seleccionar cuando el Servicio de Urgencias no realiza nunca la actividad a la que hace referencia el ítem de evaluación.

Este proceso de valoración se repetirá para todos los ítems del cuestionario.

Si durante la cumplimentación del cuestionario se requiere ayuda adicional, se podrá contactar con el ISMP-España a través de su web o mediante e-mail (ismp@ismp-espana.org).

5. Registrar las respuestas en el programa informático

Una vez cumplimentado el cuestionario, las respuestas se podrán introducir on-line en este programa informático. Para poder acceder a este programa, se debe solicitar una clave o contraseña por correo electrónico (ismp@ismp-espana.org). Esta clave es única e intransferible para cada Servicio de Urgencias.

El programa está diseñado de forma que en todo momento se asegura la confidencialidad de la información. Cada usuario sólo tiene acceso mediante contraseña a sus propios datos. En ningún momento es posible conocer el origen del resto de la información.

Es posible introducir las respuestas por etapas, así como modificarlas siempre que desee hasta que se considere finalizada la evaluación.

El programa permite efectuar fácilmente el análisis de los resultados y compararlos con los de otros Servicios de Urgencias. Además, si un Servicio de Urgencias ya ha cumplimentado y registrado anteriormente otros cuestionarios puede comparar sus nuevos resultados con las evaluaciones previas. Los ítems del cuestionario tienen asignada diferente puntuación, dependiendo de su eficacia para prevenir los errores de medicación y su impacto sobre la seguridad del sistema en su conjunto. La opción A siempre puntúa 0, mientras que las posibles puntuaciones para las opciones B, C, D o E del baremo van en aumento e incluyen diversos valores que pueden oscilar desde un mínimo de 0 para la opción B hasta un máximo de 16 para la opción E. Ejemplos de posibles puntuaciones para las opciones A, B, C, D o E serían: 0, 0, 2, 3, 4; 0, 1, 2, 3, 4 ó 0, 2, 4, 6, 8.

Además, la puntuación de algunos ítems de evaluación, que únicamente tienen repercusión en la seguridad si están completamente implantados en todo el Servicio de Urgencias, sólo se adjudica si se ha contestado la opción E. En estos casos la puntuación para las respuestas A, B, C y D será 0 (p.ej. 0, 0, 0, 0, 6).

En el caso de haber marcado la opción “no aplicable”, si procede, el ítem de evaluación quedará excluido y no puntuará en el cómputo total. En el análisis de los resultados las puntuaciones se expresan en porcentaje, por lo que el resultado total no se ve afectado aunque la respuesta sea “no aplicable” para uno o varios ítems del cuestionario.

Los resultados que se obtienen en el cuestionario se expresan mediante la puntuación en valor absoluto alcanzada para la totalidad del cuestionario y para cada elemento clave o ítem de evaluación. Además, se expresan también mediante el porcentaje sobre el valor máximo posible o alcanzable, para poder comparar los resultados obtenidos entre los elementos clave y entre los ítems de evaluación, dado que la puntuación máxima posible de cada uno de ellos es diferente. Este porcentaje medio oscilaría entre un 0% (que supondría una nula implantación de todos los ítems de evaluación de ese elemento clave) hasta un 100% (que supondría una implantación completa en todo el Servicio de Urgencias u hospital).

Por último, lo más importante: recuerde que los resultados deben usarse únicamente con el propósito de mejorar la seguridad de los pacientes atendidos en el Servicio de Urgencias.