Cuestionario de autoevaluación para hospitales

Instrucciones para cumplimentar el cuestionario

1. Reunir un equipo multidisciplinar

El sistema de utilización de medicamentos en los hospitales es un sistema complejo en el que participan múltiples profesionales. Por ello, su evaluación a través de un cuestionario, como el que aquí se presenta, se debe realizar por un equipo multidisciplinar. Se recomienda que esté integrado por un representante de la dirección médica, un representante de la dirección de enfermería, el jefe del servicio de farmacia, un experto en seguridad de medicamentos y uno en gestión de riesgos, y como mínimo, tres médicos de diferentes especialidades, dos profesionales de enfermería y dos farmacéuticos. Además, para evaluar algunos ítems de evaluación, puede ser necesario que participen otros profesionales sanitarios del hospital.

Si la evaluación se efectúa por un único tipo de profesionales y/o por especialistas de un área hospitalaria concreta, es posible que la validez de los resultados obtenidos sea inferior, especialmente si se quiere usar como un instrumento con el que plantear iniciativas de mejora de la seguridad en el centro. También es conveniente que los profesionales que realicen la evaluación conozcan la realidad asistencial y las prácticas habituales de los diferentes servicios o áreas del hospital. La presencia de representantes del equipo directivo es especialmente positiva, ya que demuestra el compromiso de la dirección por la mejora de la seguridad en el uso de los medicamentos de alto riesgo en el centro.

El equipo debe disponer de tiempo suficiente para completar el cuestionario de autoevaluación con rigor y franqueza. Se sugiere que se realicen tres sesiones de una o dos horas para completarlo.

2. Leer previamente y revisar el cuestionario

Cada miembro del equipo deberá haber leído y revisado el documento completo antes de la primera reunión de trabajo. Esta lectura previa tiene como objetivo que el equipo conozca el cuestionario y haya analizado las diferentes prácticas de seguridad que en él se evalúan antes de comenzar su cumplimentación, para así agilizar el proceso.

3. Completar el apartado de información demográfica

Antes de comenzar el cuestionario, el equipo deberá cumplimentar la información demográfica del hospital. Este es un apartado obligatorio de rellenar cuando se cumplimenta el cuestionario on-line (ver apartado 6). Esta información le permitirá posteriormente comparar sus resultados con la información agregada de otros hospitales de características similares.

Para los hospitales compuestos por varios centros con funcionamiento relativamente autónomo o con diferencias en los procedimientos e implantación de tecnología, puede ser apropiado completar un cuestionario por cada centro, con el fin de conocer mejor los puntos vulnerables que hay en cada uno de ellos. Sin embargo, si los distintos centros funcionan de forma homogénea como una entidad, se puede realizar una única autoevaluación para toda la institución.

4. Cumplimentar el cuestionario

El equipo discutirá cada uno de los ítems de autoevaluación y valorará su grado de implantación en la institución. Cuando se llegue a un consenso, se seleccionará y marcará la opción del baremo elegida para cada ítem. Las posibles respuestas son:

A. No se ha realizado ninguna iniciativa para implantar este ítem..
B. Este ítem se ha debatido para su posible implantación, pero no se ha implantado.
C. Este ítem se ha implantado parcialmente en algunas o todas las áreas, pacientes, medicamentos o profesionales de la institución
D. Este ítem se ha implantado completamente en algunas áreas, pacientes, medicamentos o profesionales de la institución.
E. Este ítem se ha implantado completamente en todas las áreas, pacientes, medicamentos o profesionales de la institución.

Para los ítems de autoevaluación que contienen varias partes o componentes, solo se podrá elegir la respuesta E (implantación completa) si están completamente implantados todos los componentes en todas las áreas, pacientes, medicamentos o profesionales de la institución. Si se ha implantado solo alguno de los componentes, en algunas o todas las áreas del hospital, la respuesta seleccionada debe ser C o D.

Algunos ítems de autoevaluación se componen de varios elementos diferentes con un encabezado común, nombrados como “a”, b”, “c”, etc. Estos elementos se deben contestar individualmente, ya que cada uno de ellos se considera como un ítem independiente a efectos de puntuación (ver apartado 6).

La respuesta “no aplicable”, disponible solo para algunos ítems del cuestionario, se debe seleccionar cuando el hospital no realiza nunca la actividad a la que hace referencia el ítem de evaluación.

En algunos casos, y siempre a criterio de cada hospital, puede ser aconsejable adjuntar y archivar documentación para uso interno, que permita conocer posteriormente los criterios que utilizó el equipo evaluador para asignar una determinada valoración a un ítem. En esta aplicación on-line se dispone en cada ítem de evaluación de un fichero donde se puede escribir un breve comentario sobre la documentación o criterios utilizados para evaluar dicho ítem. Con ello se pretende dar mayor objetividad a la valoración del cuestionario y facilitar la cumplimentación del mismo en evaluaciones posteriores.

Como ayuda, esta aplicación recoge el glosario de términos utilizados en el cuestionario, con una breve definición o explicación que puede servir para una mejor interpretación de las prácticas descritas. Estos términos se muestran en mayúsculas cuando aparecen por primera en el texto. El glosario se puede consultar igualmente en el Anexo 1 del documento pdf.

También, si durante la cumplimentación del cuestionario se requiere ayuda adicional, se podrá contactar con el ISMP-España a través de su web o mediante e-mail (ismp@ismp-espana.org).

5. Preguntas más frecuentes (PMF)

El cuestionario ofrece información adicional en algunos ítems de evaluación para facilitar su interpretación y comprensión. Esta información se recoge en forma de respuesta a las Preguntas más frecuentes (PMF), las cuales se pueden consultar en esta aplicación o en el Anexo 2 del pdf del documento.

6. Registrar las respuestas en el programa informático

Una vez cumplimentado el cuestionario, las respuestas se podrán introducir on-line en este programa informático. Para poder acceder al programa, se debe contactar con el ISMP-España (ismp@ismp-espana.org) y solicitar una clave o contraseña. Esta clave será única e intransferible para cada hospital.

Es posible introducir las respuestas por etapas, así como modificarlas siempre que desee hasta que se considere finalizada la evaluación.

El programa facilita el análisis de los resultados y permite compararlos con los agregados de otros hospitales. Además, si un hospital ya ha cumplimentado y registrado anteriormente otros cuestionarios, puede comparar sus nuevos resultados con las evaluaciones previas.

Los ítems del cuestionario tienen asignada diferente puntuación, dependiendo de su efectividad para prevenir los errores de medicación y su impacto sobre la seguridad del sistema en su conjunto. La opción A siempre puntúa 0, mientras que las posibles puntuaciones para las opciones B, C, D o E del baremo van en aumento e incluyen diversos valores que pueden oscilar desde un mínimo de 0 para la opción B hasta un máximo de 16 para la opción E. Ejemplos de posibles puntuaciones para las opciones A, B, C, D o E serían: 0, 0, 2, 3, 4; 0, 2, 4, 6, 8 ó 0, 0, 6, 9, 12.

Además, la puntuación de algunos ítems de evaluación, que únicamente tienen repercusión en la seguridad si están completamente implantados en toda la institución, sólo se adjudica si se ha contestado la opción E. En estos casos la puntuación para las respuestas A, B, C y D será 0 (p.ej. 0, 0, 0, 0, 6).

En el caso de marcar la opción “no aplicable”, el ítem de evaluación quedará excluido y no puntuará en el cómputo total. En el análisis de los resultados las puntuaciones se expresan en porcentaje, por lo que el resultado total no se ve afectado, aunque la respuesta sea “no aplicable” para uno o varios ítems del cuestionario.

Los resultados que se obtienen en el cuestionario se expresan mediante la puntuación en valor absoluto alcanzada para la totalidad del cuestionario y para cada apartado o cada ítem de evaluación. Además, se expresan también mediante el porcentaje sobre el valor máximo posible o alcanzable, para poder comparar los resultados obtenidos entre los diferentes grupos de medicamentos y entre los ítems de evaluación, dado que la puntuación máxima posible de cada uno de ellos es diferente. Este porcentaje medio oscilaría entre un 0% (que supondría una nula implantación de todos los ítems de evaluación de ese apartado) hasta un 100% (que supondría una implantación completa en toda la institución).

El programa está diseñado de forma que en todo momento se asegura la confidencialidad de la información. Cada usuario sólo tiene acceso mediante contraseña a sus propios datos y a los datos agregados del conjunto de hospitales, pero en ningún momento es posible conocer el origen del resto de la información. Estos datos agregados pueden ser utilizados por el ISMP-España y Ministerio de Sanidad con fines educativos y de investigación.

Por último, lo más importante: recuerde que los resultados deben usarse con el propósito de mejorar la seguridad de los pacientes atendidos en el centro hospitalario.