Instrucciones para cumplimentar el cuestionario
1. Reunir un equipo multidisciplinar
El sistema de utilización de medicamentos en los hospitales es un sistema complejo en el que participan múltiples profesionales. Por ello, su evaluación a través de un cuestionario como el que aquí se presenta debe ser realizada por un equipo multidisciplinar. Se recomienda que esté integrado por un representante de la dirección médica, un representante de la dirección de enfermería, el jefe del servicio de farmacia, un experto en seguridad de medicamentos o en gestión de riesgos, y como mínimo, dos enfermeras y dos médicos de diferentes especialidades y dos farmacéuticos (uno clínico y otro de distribución). Además puede ser necesario que para evaluar algunos ítems de evaluación se precise la participación de otros profesionales sanitarios del hospital.
Si la evaluación se efectúa por un único tipo de profesionales y/o por especialistas de un área hospitalaria concreta, es posible que la validez de los resultados obtenidos sea inferior, especialmente si se quiere usar como un instrumento con el que plantear iniciativas de mejora de la seguridad en el centro. También es conveniente que los profesionales que realicen la evaluación conozcan la realidad asistencial y las prácticas habituales de los diferentes servicios o áreas del hospital. La presencia de representantes del equipo directivo es especialmente positiva, ya que demuestra el compromiso de la dirección por la mejora de la seguridad y, a través del cuestionario pueden conocer de primera mano las áreas de mayor riesgo en el sistema de utilización de los medicamentos del centro y las oportunidades de mejora.
En aquellos hospitales donde esté constituido un Grupo de Trabajo de Seguridad de Medicamentos o un Comité de Gestión de Riesgos es aconsejable que la cumplimentación de este cuestionario se lleve a cabo como una actividad bianual de ese Grupo de Trabajo o Comité, como parte de las actividades de mejora de la seguridad de los medicamentos.
El equipo debe disponer de tiempo suficiente para completar el cuestionario de autoevaluación con rigor y franqueza. Se sugiere que se realicen tres sesiones de una o dos horas para completarlo.
2. Leer previamente y revisar el cuestionario
Cada miembro del equipo deberá haber leído y revisado el documento completo antes de la primera reunión de trabajo. Esta lectura previa tiene como objetivo que el equipo conozca el cuestionario y haya analizado las diferentes prácticas de seguridad que en él se evalúan antes de comenzar su cumplimentación, para así agilizar el proceso.
El copyright © del cuestionario permite hacer copias para uso personal, pero en ningún caso se debe difundir, alterar o modificar el contenido del documento para uso público o con fines comerciales, excepto si se obtiene permiso por escrito del ISMP-España.
3. Completar el apartado de información demográfica
Antes de comenzar el cuestionario, el equipo deberá cumplimentar la información demográfica del hospital. Este es un apartado obligatorio de rellenar cuando se cumplimenta el cuestionario on-line (ver apartado 4). Esta información le permitirá posteriormente comparar sus resultados con la información agregada de otros hospitales de características similares.
Para los hospitales compuestos por varios centros con funcionamiento relativamente autónomo o con diferencias en los procedimientos e implantación de tecnología, puede ser apropiado completar un cuestionario por cada centro, con el fin de conocer mejor los puntos vulnerables que hay en cada uno de ellos. Sin embargo, si los distintos centros funcionan de forma homogénea como una entidad, se puede realizar una única autoevaluación para toda la institución.
4. Cumplimentar el cuestionario
El equipo discutirá cada uno de los ítems de autoevaluación y valorará su grado de implantación en la institución. Para algunos ítems, si es necesario, se consultará con otros miembros del personal sanitario del hospital.
En esta valoración se tendrá en cuenta que los ítems de evaluación del cuestionario se refieren a la medicación prescrita, dispensada y administrada en la institución, tanto a pacientes hospitalizados como a pacientes ambulatorios en aquellos hospitales que presten asistencia a estos pacientes.
Cuando se llegue a un consenso acerca del grado de implantación, se seleccionará y marcará la opción del baremo elegida para cada ítem. Las posibles respuestas son:
A. No se ha realizado ninguna iniciativa para implantar este ítem.
B. Este ítem se ha debatido para su posible implantación, pero no se ha implantado.
C. Este ítem se ha implantado parcialmente en algunas o todas las áreas, pacientes, medicamentos o profesionales de la institución.
D. Este ítem se ha implantado completamente en algunas áreas, pacientes, medicamentos o profesionales de la institución.
E. Este ítem se ha implantado completamente en todas las áreas, pacientes, medicamentos o profesionales de la institución.
Para los ítems de autoevaluación que contienen varias partes o componentes, solo se podrá elegir la respuesta E (implantación completa) si están completamente implantados todos los componentes en todas las áreas, pacientes, medicamentos o profesionales de la institución. Si se ha implantado solo alguno de los componentes, en algunas o todas las áreas del hospital, la respuesta seleccionada debe ser C o D.
Para los ítems de autoevaluación con dos o tres opciones distintas, separadas por la letra “o” e indicadas como “a” y “b”, o “a”, “b” y “c”, se debe contestar sólo la opción que más se ajuste a los procedimientos del hospital.
La respuesta “no aplicable”, disponible sólo para algunos ítems del cuestionario, se debe seleccionar cuando el hospital no realiza nunca la actividad a la que hace referencia el ítem de evaluación.
Este proceso de valoración se repetirá para todos los ítems del cuestionario.
En algunos casos, y siempre a criterio de cada hospital, puede ser aconsejable adjuntar y archivar documentación para uso interno, que permita conocer posteriormente los criterios que utilizó el equipo evaluador para asignar una determinada valoración a un ítem en concreto (por ejemplo, acta de la Comisión de Farmacia y Terapéutica o del Comité de Gestión de Riesgos en la que se debata o apruebe la implantación de una medida de mejora, manuales de procedimientos, etc.). En esta aplicación on-line se dispone en cada ítem de evaluación de un fichero donde se puede escribir un breve comentario sobre la documentación o criterios utilizados para evaluar dicho ítem. Con ello se pretende dar mayor objetividad a la valoración del cuestionario y facilitar la cumplimentación del mismo en evaluaciones posteriores.
5. Preguntas más frecuentes (PMF)
El cuestionario ofrece información adicional en algunos ítems de evaluación para facilitar su interpretación y comprensión. Esta información se recoge en forma de respuesta a las Preguntas más frecuentes (PMF), las cuales se pueden consultar en esta aplicación o en el Anexo 4 del pdf del documento.
Si durante la cumplimentación del cuestionario se requiere ayuda adicional, se podrá contactar con el ISMP-España a través de su web o mediante e-mail (ismp@ismp-espana.org).
6. Registrar las respuestas en el programa informático
Una vez cumplimentado el cuestionario, las respuestas se podrán introducir on-line en este programa informático. Para acceder a esta versión 2 puede utilizar el mimo usuario y contraseña que para la versión 1. Si usted no dispone aún de usuario y contraseña, podrá solicitarlarlos al ISMP-España (ismp@usal.es; ismp@ismp-espana.org). Esta clave es única e intransferible para cada hospital.
Es posible introducir las respuestas por etapas, así como modificarlas siempre que desee hasta que se considere finalizada la evaluación.
Se recomienda utilizar el programa porque permite efectuar fácilmente el análisis de los resultados y compararlos con los de otros hospitales de características similares. Además, si un hospital ya ha cumplimentado y registrado anteriormente otros cuestionarios, podrá comparar sus nuevos resultados con las evaluaciones previas.
La nueva versión 2 tiene numerosos cambios con respecto a la primera, por lo que no resulta posible comparar los resultados de ambas. No obstante, la aplicación informática tiene dos casillas de acceso a los que cada hospital puede llegar después de introducir su contraseña: una para acceder a cumplimentar la nueva versión 2 y otra para acceder a los resultados de las evaluaciones que haya efectuado con la versión anterior.
Los ítems del cuestionario tienen asignada diferente puntuación, dependiendo de su eficacia prevenir los errores de medicación y su impacto sobre la seguridad del sistema en su conjunto. La opción A siempre puntúa 0, mientras que las posibles puntuaciones para las opciones B, C, D o E del baremo van en aumento e incluyen diversos valores que pueden oscilar desde un mínimo de 0 para la opción B hasta un máximo de 16 para la opción E. Ejemplos de posibles puntuaciones para las opciones A, B, C, D o E serían: 0, 0, 2, 3, 4; 0, 1, 2, 3, 4 ó 0, 2, 4, 6, 8.
Además, la puntuación de algunos ítems de evaluación, que únicamente tienen repercusión en la seguridad si están completamente implantados en toda la institución, solo se adjudica si se ha contestado la opción E. En estos casos la puntuación para las respuestas A, B, C y D será 0 (p.ej. 0, 0, 0, 0, 6).
En el caso de haber marcado la opción “no aplicable”, si procede, el ítem de evaluación quedará excluido y no puntuará en el cómputo total. En el análisis de los resultados las puntuaciones se expresan en porcentaje, por lo que el resultado total no se ve afectado aunque la respuesta sea “no aplicable” para uno o varios ítems del cuestionario.
Los resultados que se obtienen en el cuestionario se expresan mediante la puntuación en valor absoluto alcanzada para la totalidad del cuestionario y para cada elemento clave, criterio esencial o ítem de evaluación. Además, se expresan también mediante el porcentaje sobre el valor máximo posible o alcanzable, para poder comparar los resultados obtenidos entre los elementos clave, entre los criterios esenciales y entre los ítems de evaluación, dado que la puntuación máxima posible de cada uno de ellos es diferente. Este porcentaje medio oscilaría entre un 0% (que supondría una nula implantación de todos los ítems de evaluación de ese elemento clave o criterio esencial) hasta un 100% (que supondría una implantación completa en toda la institución).
El programa está diseñado de forma que en todo momento se asegura la confidencialidad de la información. Cada usuario solo tiene acceso mediante contraseña a sus propios datos y a los datos agregados del conjunto de hospitales, pero en ningún momento es posible conocer el origen del resto de la información. Estos datos agregados pueden ser utilizados por el ISMP-España y Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad con fines educativos y de investigación.
Por último, lo más importante: recuerde que los resultados deben usarse únicamente con el propósito de mejorar la seguridad de los pacientes atendidos en el centro hospitalario.