Instrucciones para cumplimentar el cuestionario
1. Reunir un equipo multidisciplinar
El sistema de utilización de medicamentos en los hospitales es un sistema complejo y multidisciplinar. Por ello, su evaluación a través de un cuestionario como el que aquí se presenta debe ser realizada por un equipo multidisciplinar que, como mínimo, debería estar integrado por un farmacéutico, un médico, una enfermera, un experto en mejora de la calidad o en gestión de riesgos y un representante del equipo directivo.
Si la evaluación se efectúa por un único tipo de profesionales y/o por especialistas de un área hospitalaria concreta, es posible que la validez de los resultados obtenidos sea inferior, especialmente si se quiere usar como un instrumento con el que plantear iniciativas de mejora de la seguridad en el centro. También es conveniente que los profesionales que realicen la evaluación conozcan la realidad asistencial y las prácticas habituales de los diferentes servicios o áreas del hospital. La presencia de un representante del equipo directivo es especialmente positiva, ya que demuestra el compromiso de la dirección por la mejora de la seguridad y, a través del cuestionario, conocerá de primera mano las áreas de mayor riesgo en el sistema de utilización de los medicamentos del centro y las oportunidades de mejora.
En aquellos hospitales donde esté constituido un Grupo de Trabajo para la Prevención de Errores de Medicación o un Comité de Seguridad Clínica, es aconsejable que la cumplimentación de este cuestionario se lleve a cabo como una actividad periódica de ese Grupo de Trabajo o Comité.
El equipo debe disponer de tiempo suficiente para completar el cuestionario de autoevaluación con rigor y franqueza. Se sugiere que se realicen tres sesiones de una o dos horas para completarlo.
2. Leer previamente y revisar el cuestionario
Cada miembro del equipo deberá haber leído y revisado el documento completo antes de la primera reunión de trabajo. Esta lectura previa tiene como objetivo que el equipo conozca el cuestionario y haya analizado las diferentes prácticas de seguridad que en él se evalúan antes de comenzar su cumplimentación, para así agilizar el proceso.
El copyright © del cuestionario permite hacer copias para uso interno, pero en ningún caso se debe modificar o alterar el contenido del documento para uso personal, público o con fines comerciales, excepto si se obtiene permiso por escrito del ISMP-España.
3. Completar el apartado de información demográfica
Antes de comenzar el cuestionario, el equipo deberá cumplimentar la información demográfica del hospital. Este es un apartado obligatorio de rellenar cuando se cumplimenta el cuestionario on-line (ver apartado 6). Esta información le permitirá posteriormente comparar sus resultados con la información agregada de otros hospitales de características similares.
4. Cumplimentar el cuestionario
El equipo discutirá cada uno de los puntos de autoevaluación y valorará su grado de implantación en la institución. Para algunos puntos, si es necesario, se consultará con otros miembros del personal sanitario del hospital.
En esta valoración se tendrá en cuenta que los puntos de evaluación del cuestionario se refieren a la medicación prescrita, dispensada y administrada por la institución tanto a pacientes hospitalizados como a pacientes ambulatorios, en aquellos hospitales que presten asistencia a estos pacientes.
Cuando se llegue a un consenso acerca del grado de implantación, se seleccionará y marcará la opción del baremo elegida para cada punto. Las posibles respuestas son:
A. No se ha realizado ninguna iniciativa para implantar este punto.
B. Este punto se ha debatido para su posible implantación, pero no se ha implantado.
C. Este punto se ha implantado parcialmente en algunas o todas las áreas de la institución.
D. Este punto se ha implantado completamente en algunas áreas de la institución.
E. Este punto se ha implantado completamente en toda la institución.
Para los puntos de autoevaluación con varios componentes hay que considerar una implantación completa (una valoración de D o E) sólo si están implantados todos los componentes. Si se han implantado sólo uno o algunos de los componentes parcial o totalmente en la institución, la puntuación no debe sobrepasar la C.
Para los puntos de autoevaluación con dos elementos distintos, separados por la letra “o” e indicados como “a” y “b”, se debe contestar bien a la parte “a” o bien a la “b”, pero no a ambas.
La respuesta “no aplicable”, disponible sólo para algunos puntos del cuestionario, se debe seleccionar cuando el hospital no realiza nunca la actividad a la que hace referencia el punto de evaluación.
Este proceso de valoración se repetirá para todos los puntos del cuestionario.
En algunos casos, y siempre a criterio de cada hospital, puede ser aconsejable adjuntar y archivar documentación, para uso interno exclusivamente, que permita conocer a posteriori los criterios que utilizó el equipo evaluador para asignar una determinada valoración a un punto en concreto (por ejemplo, acta de la Comisión de Farmacia y Terapéutica o del Comité de Seguridad Clínica en la que se debata o apruebe la implantación de una medida de mejora, manuales de procedimientos, etc.). Además, en la aplicación on-line se dispone en cada punto de evaluación de un fichero donde se puede escribir un breve comentario sobre la documentación utilizada para evaluar dicho punto. Con ello se pretende dar mayor objetividad a la valoración del cuestionario y facilitar la cumplimentación del mismo en evaluaciones posteriores.
5. Preguntas más frecuentes (PMF)
El cuestionario ofrece información adicional en algunos puntos de evaluación para facilitar su interpretación y comprensión. Esta información se recoge en forma de respuesta a las Preguntas más frecuentes (PMF), las cuales se pueden consultar en esta aplicación o en el Anexo 4 del documento impreso.
Si durante la cumplimentación del cuestionario se requiere ayuda adicional, se podrá contactar con el ISMP-España a través de su web o mediante e-mail (ismp@ismp-espana.org).
6. Registrar las respuestas en el programa informático
Una vez cumplimentado el cuestionario, las respuestas se podrán introducir on-line en este programa informático. Para poder acceder a este programa, se debe contactar con el ISMP-España (ismp@ismp-espana.org, teléfono: 923 291257) y solicitar una clave o contraseña. Esta clave será única e intransferible para cada hospital. Es posible introducir las respuestas por etapas, así como modificarlas siempre que desee, hasta que se considere finalizada la evaluación.
Se recomienda utilizar el programa porque permite efectuar fácilmente el análisis de los resultados y compararlos con los de otros hospitales de características similares. Además, si un hospital ya ha cumplimentado y registrado anteriormente otros cuestionarios, podrá comparar sus nuevos resultados con las evaluaciones previas.
El valor asignado no es igual para todos los puntos de evaluación del cuestionario, ya que algunos representan prácticas de prevención de errores más efectivas que otras. Estos puntos tienen asignado un mayor peso específico. Las posibles puntuaciones para las opciones A, B, C, D o E del baremo son, respectivamente:
0, 1, 2, 3, 4
0, 2, 4, 6, 8
0, 3, 6, 9, 12
0, 4, 8, 12, 16
Además, para determinados puntos de evaluación, la puntuación sólo se adjudica si están completamente implantados en toda la institución, es decir, si se ha contestado la opción E. En estos casos las posibles puntuaciones son:
0, 0, 0, 0, 4
0, 0, 0, 0, 8
0, 0, 0, 0, 12
En el caso de haber marcado la opción “no aplicable”, el punto de evaluación quedará excluido y no puntuará en el cómputo total. En el análisis de los resultados por elementos clave y criterios esenciales los valores obtenidos se expresan en porcentaje, por lo que éstos no se ven afectados aunque la respuesta sea “no aplicable” para uno o varios puntos del cuestionario.
El programa está diseñado de forma que en todo momento se asegura la confidencialidad de la información. Cada usuario sólo tiene acceso mediante contraseña a sus propios datos. En ningún momento es posible conocer el origen disgregado del resto de la información.
Por último, lo más importante: recuerde que los resultados deben usarse únicamente con el propósito de mejorar la seguridad de los pacientes atendidos en el centro hospitalario.